Đang đọc:

6 cách giúp bạn cải thiện hiệu suất công việc

working working

6 cách giúp bạn cải thiện hiệu suất công việc

bởi Ha Nguyen trong mục Lời khuyên

Trong một thế giới mà tất cả mọi người đều đang cố gắng làm sao cho năng suất làm việc cao hơn mà lại tốn ít thời gian hay công sức hơn, một vài lời khuyên được đề cập dưới đây có thể sẽ giúp ích cho công việc của bạn. Nhưng bạn cần phải hiểu thêm rằng, năng suất làm việc không đơn thuần là việc có thể làm thêm được nhiều sản phẩm hay là hoàn thành những sản phẩm nhanh hơn tiến độ. Bản thân tôi rất tâm đắc định nghĩa của Charles Duhigg về nâng cao hiệu quả trong công việc, đó là: Giúp mọi người đạt được mục tiêu của mình với ít sự căng thẳng, lo lắng và lãng phí thời gian hơn đồng thời tạo ra cơ hội để họ có thể làm những gì mình thích.

Tôi đã tự tìm cho mình một vài cách riêng để làm việc một cách hiệu quả nhất theo định nghĩa của Chales và đương nhiên những cách này có thể cũng sẽ hiệu quả với bạn.

1. Luyện tập “những gì bạn kém nhất”

Đôi khi, chúng ta thường dễ dàng bỏ qua những thứ nhỏ nhặt khỏi danh sách những việc cần làm của mình. Thay vào đó, chúng ta bị thu hút bởi những việc to lớn hay những thứ luôn lặp đi lặp lại trong danh sách mỗi ngày. Một trong những điều giúp tôi có một ngày làm việc hiệu quả hơn đó chính là phương châm “làm những gì mình kém nhất trước tiên”. Bởi vậy nên tôi có thể dễ dàng nhìn thấy thứ mà tôi sợ nhất ở trong danh sách của mình và bắt đầu từ đó. Tôi đã tự nhủ với bản thân rằng, mình chỉ làm những việc này tối đa trong 45 phút và sau đó tôi có thể nghỉ giải lao. Sau khi tự “dỗ” bản thân làm những công việc “đáng sợ” đó, có vẻ mọi thứ đều khá suôn sẻ đối với tôi trong 45 phút, bởi lẽ tôi đang có những bước tiến rõ rệt. Phần còn lại của danh sách của tôi cũng vì thế mà trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Một mẹo nữa cũng đáng chú ý: Khoảng 90% mỗi khi tôi có một công việc phải làm mà tôi không thể xử lí được, tôi đều tự hỏi bản thân mình liệu công việc đó là một phần riêng lẻ hay là cả một kế hoạch hoàn chỉnh. Nếu là cái thứ hai, tôi sẽ chia những việc lớn thành từng phần nhỏ để có thể chắc chắn rằng mình không phải làm đi làm lại một công việc ngày này qua ngày khác.

2. Sắp xếp những nhiệm vụ giống nhau vào một nhóm

Có rất nhiều cách có thể giúp chúng ta sắp xếp những nhiệm vụ tương tự nhau lại thành một nhóm để tiết kiệm thời gian hơn. Nếu như bạn cứ liên tục thay đổi lĩnh vực làm việc, bạn vừa tốn thời gian đồng thời nó còn khiến não bộ của bạn phải hoạt động gấp đôi khi chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Tâm lí học chỉ ra rằng, mỗi lần chuyển nhiệm vụ tuy chỉ mất 1/10s nhưng nếu bạn để quá trình này tiếp diễn quá nhiều lần có thể khiến hiệu quả công việc của bạn giảm đến 40 %.

Vì vậy, tôi thường dành ra một vài phút trước khi bắt đầu một ngày làm việc của mình để xem xét, chia những nhiệm vụ vào những nhóm giống nhau, và đồng thời sắp xếp chúng phù hợp với lịch làm việc trong ngày của tôi. Tôi không phải là một người thích những cuộc điên thoại hay buổi họp vào buổi sáng, vì thế tôi thường để chúng đến chiều khi mà mắt tôi đã mờ đi vì màn hình máy tính, và khi đó tôi cũng có thể giải lao và tán gẫu.

3. Hạn chế việc kiểm tra email

Bạn không hề đọc nhầm đâu! Mặc dù để nghị đó nghe có vẻ khá là khủng khiếp (và đối với một vài người thì gần như là không thể), nhưng đó là cái sẽ làm nên sự khác biệt lớn nhất đối với kết quả làm việc trong ngày của tôi. Một trong số những cuốn sách ưa thích của tôi là “Never check mail in the Morning”, Julie Morgenstern có giải thích: Nếu bạn bắt đầu một ngày bằng việc trả lời email, bạn sẽ chẳng thể nào cải thiện được tình hình mà sẽ chỉ nhảy từ công việc này sang công việc khác, và khiến cho hòm thư của bạn kiểm soát ngày làm việc của bạn.

Hạn chế việc xem đi xem lại mail tự động đưa chúng ta trở thành người kiểm soát tình hình. Bởi vậy, tôi dùng một loạt các hệ thống thông báo và những khuân khổ thời gian nhất định để trả lời e-mail. Ví dụ như, khoảng 8h30 sáng, tôi đang ở cơ quan, nhưng tôi sẽ không mở email trước 10 giờ và chỉ giành 30 phút để trả lời mail. Việc này khiến tôi có thêm thời gian để hoàn thành những công việc khác quan trọng hơn nhưng cũng không quá muộn để khiến mọi người nghĩ là tôi đã quên mất việc kiểm tra mail.

4. Hãy tạo cho mình những giờ giải lao hiệu quả

Tất cả chúng ta đều biết rằng có một giờ giải lao sẽ giúp chúng ta tập trung hơn vào công việc. Và hiệu quả công việc sẽ thực sự tăng lên nếu bạn biết giải lao một cách hợp lí. Vào buổi chiều, thông thường bạn sẽ muốn có một chút thời gian nghỉ ngơi để thưởng thức cà phê và trò chuyện với bạn bè. Và bạn biết không, thực ra có hẳn một bộ môn khoa học giúp bạn có một giờ giải lao ngay khi đang làm việc và khiến bạn cân nhắc kĩ hơn về việc mình sẽ nghỉ giải lao khi nào. Nó thực sự có thể cải thiện được nhịp độ hiệu suất công việc của bạn.

Ví dụ như theo phương pháp Pomodoro, bạn nên làm việc trong khoảng thời gian tập trung nhất là 25  phút , sau đó đứng dậy và giải lao 5 phút bằng cách đi lại. Chiến thuật này giúp bạn gạt bỏ được những sao nhãng và tập trung sâu hơn. Chúng ta đều biết rằng việc đi bộ khiến tăng tuần hoàn máu giúp máu tới não nhanh hơn, thế nên đó là một trong những hoạt động mà tôi ưu tiên đầu tiên cho những giờ giải lao của mình. Sau đó có thể là một vài đường vẽ nguệch ngoạc để cải thiện độ tập trung và trí nhớ hoặc cũng có thể là một chút đồ ăn vặt để tăng lượng đường trong máu. Hãy thử phương pháp này và bạn sẽ ngạc nhiên vì những gì mình có thể đạt được chỉ sau 15 phút.

5. Không làm hai việc cùng một lúc

Chúng ta thường mắc lỗi mở và đóng cùng một email nhiều lần liên tục trong một ngày, thậm chí trong một tuần, bởi lẽ chúng ta chúng ta chưa sẵn sàng cho công việc đó hoặc chưa có đủ những thứ mình cần để hoàn thành công việc. Chút thời gian nhỏ vậy thôi nhưng thực chất lại là thứ rút cạn độ hiệu quả của chúng ta nhiều nhất. Nó không chỉ tốn thời gian của bạn mà khi làm như vậy nó còn khiến não bộ của bạn có thói quen trì hoãn và không tin tưởng vào sự đánh giá công việc ở lần đầu tiên.

Khi có thể, tôi sẽ cố hết sức để chỉ phải động đến một công việc một lần duy nhất. Điều đó có nghĩa là thi thoảng tôi sẽ không mở mail hoặc nghe điện thoại ngay lập tức – đặc biệt khi tôi biết rằng tôi sẽ không thể hoàn thành trọn vẹn công việc đó. Khi sử dụng chiến thuật này tôi đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian, bởi vì sau khi chuẩn bị sẵn sàng tôi có thể tập trung hoàn thành một công việc một cách trọn vẹn. Cũng vì thế mà tôi nhận thấy rất ít công việc tốn nhiều thời gian hơn thường lệ.

6. Sử dụng công nghệ

Công nghệ có thể là một con dao hai lưỡi. Nhưng khi được sử dụng một cách hợp lí, các ứng dụng hỗ trợ việc tăng hiệu suất công việc thực sự sẽ giúp bạn đưa cuộc sống của mình vào guồng quay và tối đa hóa hiệu quả công việc. Cũng từ đó mà chúng ta có thêm nhiều thời gian hơn để làm những điều mà mình thích.

Tôi rất thích những ứng dụng như  Evernote, FocusBooster, and Rescue Time, tất cả chúng đều khiến một ngày làm việc của tôi trở nên hiệu quả hơn. Evernote là là bậc thầy trong việc lên danh sách các việc phải làm với vô vàn những lựa chọn khác nhau, và Rescue Time giúp tôi biết tôi dành thời gian trực tuyến của mình nhiều nhất ở đâu (đặc biệt là ở trên trang web nào), điều này sẽ cho phép tôi giảm thiểu được việc lướt web không cần thiết. Focus Booster là ứng dụng giúp tôi với những phương pháp Pomodoro  kể trên, nhắc nhở tôi hãy có một giờ giải lao và đếm ngược khoảng thời gian làm việc 25 phút.

Bài viết được dịch và biên tập bởi team Career.vn

Theo Theeverygirl

Ha Nguyen

CHỦ ĐỀ

Yeah!
Cảm ơn bạn đã đăng ký, hệ thống sẽ gởi email thường xuyên cho bạn.