Đang đọc:

Lên kế hoạch cho hành trình thay đổi

AAEAAQAAAAAAAAeYAAAAJDNjMGU5MGMzLTM1ZTktNDE0Zi04NzMwLWIxOTMwYTc5YTVlMA AAEAAQAAAAAAAAeYAAAAJDNjMGU5MGMzLTM1ZTktNDE0Zi04NzMwLWIxOTMwYTc5YTVlMA

Lên kế hoạch cho hành trình thay đổi

bởi Ha Nguyen trong mục Lời khuyên

Có những kế họach tưởng chừng như rất cụ thể và chắc chắc sẽ thành công đôi khi lại không thể mang lại kết quả như ý muốn. Dưới đây là một số điều quan trọng mà tôi đã học được về sự thay đổi kế họach trong hơn 40 năm qua khi tôi trực tiếp phát triển và thực hiện những gì liên quan đến vấn đề này.

Hãy nhớ rằng bạn có câu chuyện thay đổi của riêng mình. Bạn có những yếu tố tiên quyết phải chuẩn bị đó là: kiểm tra tình trạng hiện tại; nguồn lực, nhu cầu nguồn lực, những thiếu hụt tài nguyên; những thay đổi bạn sẽ cần phải thực hiện; và đặt thiết lập ban đầu cho những sự kiện quan trọng. Tất cả những thứ đó họat động giống như là đầu vào cho quá trình lập kế hoạch của bạn.

1. Lên kế hoạch cho những gì bạn không hề muốn

Một trong những sai lầm lớn chúng ta thường mắc phải khi lập kế hoạch cho một sự thay đổi đó là bỏ qua việc nghĩ về những gì mình không mong muốn nó xảy ra. Và dường như chỉ khi phải đối mặt trực tiếp với một tình huống mà sự thiếu xót của kế hoạch được bộc lộ rõ, chúng ta mới bắt đầu để ý đến nó.

Tại sao tôi lại nói đến điều này ư? Tôi sẽ lấy một ví dụ về một thay đổi nghề nghiệp trong đó yêu cầu mỗi người phải làm việc về đêm hoặc cuối tuần. Điều này thực sự đã gây ra một thay đổi lớn. Bởi lẽ khi một người chuyển từ rảnh rỗi vào đêm và cuối tuần sang làm việc vào thời gian đó, có thể gây ra sự căng thẳng cho các mối quan hệ. Nếu những người trong ví dụ giả định này không muốn các mối quan hệ của mình bị ảnh hưởng, họ sẽ suy nghĩ và cân nhắc một kế họach để thay đổi. Đầu tiên, những cuộc trò chuyện sẽ bao gồm những gì? Nó nên diễn ra khi nào và với ai? Hay làm thế nào để có thể duy trì làm việc ban đêm và cuối tuần một cách thường xuyên? Bạn hãy thử nghĩ xem điều này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến những khóa huấn luyện cần thiết để thực hiện sự chuyển đổi nghề nghiệp này. Tất cả những yếu tố trên đều cần được lên kế hoạch một cách cụ thể, chi tiết.

Khi nói đến việc thay đổi cơ cấu tổ chức, có lẽ việc lập kế hoạch cần phải được cân nhắc để duy trì một mức độ nhân sự, một lượng vốn nhất định, hoặc một cơ sở khách hàng hay lượng khách hàng tối thiểu. Không cân nhắc các yếu tố cần thiết khi lập kế hoạch có thể dẫn tới những tình huống tồi tệ. Khi đó sự thay đổi là vô cùng mạo hiểm và nhiều rủi ro.

Cách tốt nhất để lập kế hoạch cho những gì bạn không muốn là hãy đặt câu hỏi: Những việc chúng ta không muốn nhưng có thể xảy ra là gì? Sau đó, hãy lên kế hoạch để đảm bảo, hoặc ít nhất là giới hạn khả năng xảy ra của chúng. Tuyệt đối đừng nên bỏ qua việc lập kế họach. Mặc dù bạn không thể nghĩ ra hết tất cả những tình huống có thể xảy ra, cũng không thể lập kế họach dự phòng cho từng tình huống được; nhưng bạn có thể làm giảm đáng kể khả năng đi chệch hướng bằng cách lập kế hoạch cho những gì bạn không muốn.

2. Tập trung vào những mục tiêu mình mong muốn

Tất cả chúng ta thường bị cám dỗ bởi một sự thay đổi mà nó hứa hẹn sẽ đem lại những kết quả tích cực. Thế nhưng việc lập kế hoạch không chỉ đơn thuần tập trung vào kết quả, mà còn phải chú trọng sắp xếp từng việc thật đúng chỗ. Vài năm trước, tôi đã tạo ra một e-Book cho một khách hàng. Ví dụ đơn giản như việc sơn một căn phòng màu xanh. Nếu tất cả những gì bạn muốn là một căn phòng màu xanh, bạn chỉ cần sơn căn phòng đó màu xanh. Nhưng nếu những gì bạn đang tìm kiếm để làm là tạo ra một môi trường yên tĩnh hơn, hoặc trải nghiệm khách hàng yên tĩnh hơn, … thì việc sơn màu xanh phòng có thể là cần thiết, nhưng nó không phải là tất cả.

Vậy những thay đổi nào trong tư duy cần phải xảy ra? Những thay đổi hành vi nào là cần thiết? Những mối quan hệ nào cần phải thay đổi, và thay đổi theo cách nào?

Đừng cố gắng lên kế hoạch tỉ mỉ từng chi tiết cho tất cả mọi thứ. Nếu làm như vậy, có thể bạn sẽ lên được kế hoạch cho cả những năm tới. Hãy lên kế hoạch ngắn hạn thật lỹ lưỡng thay vì dự tính qua loa dài hạn. Tuỳ theo quy mô của sự thay đổi, ngắn hạn có thể là 4-6 tuần, cũng có thể là sáu tháng hoặc một năm. Nhưng hãy nhớ, bạn càng lên kế hoạch cho một khoảng tương lai càng xa, mọi thứ xung quanh các dễ thay đổi và dễ tác động lên những gì bạn đã dự tính sẵn. Kế hoạch của bạn cũng vì thế mà sẽ cần phải thay đổi cho phù hợp. Bạn đã có lộ trình cho sự thay đổi của mình, vì vậy bạn không thể không nhìn thấy hoặc cố tình bỏ qua cả cuộc hành trình đầy đủ được. Và rồi bạn sẽ dần nhận ra những kế hoạch của bạn sẽ được thực tế lấp đầy với những điều bất ngờ, những vòng luẩn quẩn, và cả những sai lầm. Bởi vì dù kế hoạch tầm xa có chi tiết đến đâu cũng sẽ chứa đựng khả năng xảy ra không như mong đợi.

Ngoài ra, hãy lên kế hoạch kiểm tra tiến độ phát triển định kỳ. Nếu điều này là một sự thay đổi cá nhân, bạn nên tìm một người nào đó để “báo cáo tình hình”, hoặc bất kỳ người nào có thể giúp bạn trở nên trách nhiệm hơn.

3. Đừng quá tham lam

Một trong những sai lầm lớn nhất khi thực hiện một thay đổi đó là chỉ suy nghĩ tới 3 yếu tố: tầm quan trọng, những rủi ro, hay những phần thưởng của sự thay đổi là đủ để khiến những thay đổi ấy kết thúc thành công.

Như vậy bạn thực sự đã nhầm rồi.

Bởi lẽ mỗi người chúng ta chỉ có một năng lực hạn chế cho sự thay đổi. Chúng ta không có đủ khả năng để thực hiện tốt tất cả các thay đổi mà mình muốn. Nó có thể là những thay đổi cá nhân, thay đổi nghề nghiệp hay thay đổi về mặt xã hội, đang ảnh hưởng đến chúng ta. Chúng ta không thể giải quyết tất cả trong một sớm một chiều được. Bới chúng cần thời gian để tích lũy và chuẩn bị kỹ càng.

Và khi chúng ta vượt quá khả năng đáp ứng nhu cầu của mình, mọi thay đổi sẽ gặp phải thất bại. Khi đó nó không đơn giản chỉ là một giọt nước bị tràn ly nữa, mà là tất cả sẽ đổ vỡ. Vì vậy, một trong những bước quan trọng khi lên kế hoạch, là tự đặt câu hỏi: Những nhu cầu thay đổi khác là gì? Chúng có thể xảy ra ở hiện tại hay trong tương lai gần? Đối với mỗi thay đổi, hãy xác định mức độ cần thiết của nó. Nếu nó không thực sự cần thiết, hoặc là dừng lại, hoặc là chuẩn bị để dừng nó khi cần thay đổi. Nếu thực sự cần thiết, có một số cách để giảm nhu cầu thay đổi của nó. Bạn có thể cố ý quyết định chỉ giữ lại hay xem xét các yếu tố quan trọng ngay từ bây giờ (“sơn màu xanh phòng”). Trong khi đó, hãy trì hoãn các yếu tố khác của để tập trung cho nhiệm vụ chính của mình . Bạn cũng có thể chọn giữa việc trì hoãn hoặc kéo dài thời gian.

Tuy nhiên có một lưu ý bạn nên nhớ: điều này không đơn giản là ” chỉ có một lần thay đổi và thực hiện”. Những nhu cầu khác sẽ tiếp tục xuất hiện. Vì vậy, điều quan trọng là phải có kế hoạch theo dõi các dấu hiệu của tình trạng quá tải.

4. Biết sắp xếp từng việc hợp lý.

Bạn không thể có tất cả mọi thứ luôn sẵn sàng để vượt qua một sự thay đổi lớn, cho dù đó là các vấn đề cá nhân hay tổ chức.

Ở cấp độ cá nhân, thay đổi của bạn có thể đòi hỏi kỹ năng quản lý ngân sách mà trước đó nó vốn không cần thiết. Có thể nó sẽ đòi hỏi bạn phải đặt ra và quản lý lịch trình một cách cẩn thận. Hay nó cũng có thể đòi hỏi một sự di chuyển hoặc một thay đổi vật lý (ví dụ như các nghề nghiệp mới có thể yêu cầu sự bổ sung của một văn phòng có thể giúp khách hàng dễ dàng truy cập từ bên ngoài). Hay nó có thể cần đến các nguồn thu nhập mới. Nói chung tất cả các “cơ sở hạ tầng” mà bạn cần để có một sự thay đổi thành công đều phải được lên kế hoạch từ trước.

Ở cấp độ tổ chức, bạn đôi khi sẽ cần phải tích hợp kế hoạch chiến lược, quản lý dự án, và một sự thay đổi văn phòng mang tính chiến lược. Bạn sẽ cần một cơ cấu quản trị. Bởi thay đổi của bạn có thể đặt ra yêu cầu đào tạo các nhà lãnh đạo, các nhà tài trợ, hay thay đổi học viên/ đại lý, những người ủng hộ, và thậm chí cả các mục tiêu của sự thay đổi. Bạn có thể sẽ tìm những điều hữu ích trong một mạng lưới đại lý thay đổi. Việc xác định quyền quyết định sẽ trở nên rất quan trọng. Như đã đề cập ở trên, bạn sẽ muốn có một hệ thống theo dõi và báo cáo, và một cách giám sát nhu cầu thay đổi so với khả năng thích ứng. Ngoài ra, bạn cũng có thể yêu cầu một phương pháp quản lý sự thay đổi. Tuy nhiên tất cả những điều này đều cần được hoạch định trước.

Brian Gorman

Bài viết được dịch và biên tập bởi team career.vn

Theo LinkedIn

Ha Nguyen

CHỦ ĐỀ

Yeah!
Cảm ơn bạn đã đăng ký, hệ thống sẽ gởi email thường xuyên cho bạn.