Đang đọc:

Cách tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả

Tạ Tạ

Cách tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả

bởi Tiểu My trong mục Mối quan hệ công việc, Style quản lý

Bạn muốn nhân viên của mình luôn có động lực học hỏi những khái niệm mới? Bí quyết thúc đẩy nhân viên nằm ở chất lượng và sự đa dạng của chương trình đào tạo mà công ty đưa ra. Lý do để xây dựng chương trình đào tạo thì có nhiều, như huấn luyện cách thức hoạt động cho nhân viên mới, giới thiệu khái niệm mới cho nhóm làm việc, lắp đặt hệ thống máy tính mới.

Dù lý do tiến hành phiên đào tạo nhân viên là gì đi chăng nữa, điều quan trọng là phát triển đào tạo trong cơ cấu một chương trình toàn diện, thường xuyên và thống nhất.

Để thúc đẩy nhân viên học hỏi những khái niệm mới và trên hết đem lại lợi ích cho phòng ban của bạn, thì chương trình đào tạo nhân viên chất lượng này là vô cùng cần thiết.

Thành phần thiết yếu của chương trình đào tạo nhân viên

Một chương trình đào tạo nhân viên hoàn chỉnh bao gồm chương trình huấn luyện nhân viên mới chính thức với tổng quan về những mong đợi trong công việc và các kỹ năng thực hành cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Chương trình này giúp chúng ta hiểu sơ về vị trí làm việc và vai trò của nó trong cơ cấu tổ chức.

Nhân viên mới càng nắm được nhiều kiến thức nền tảng về cách thức tương tác giữa nhóm làm việc với các bộ phận hỗ trợ, thì họ sẽ càng hiểu được vị trí của mình trong tổ chức.

Một khía cạnh khác của chương trình đào tạo nhân viên toàn diện là giáo dục thường xuyên. Những chương trình hiệu quả nhất sẽ giao trách nhiệm giáo dục thường xuyên cho một người trong phòng ban.

Đây là chức năng quan trọng nhằm giúp toàn bộ nhân viên luôn cập nhật về chính sách, thủ tục, và kỹ thuật công nghệ.

Đào tạo nhân viên mới

Một chương trình huấn luyện nhân viên mới đảm bảo bắt đầu từ việc hình thành sách huấn luyện. Quyển sách này giống như nền tảng cung cấp các kĩ năng thiết thực, chuyên môn cần thiết để chuẩn bị cho nhân viên mới làm quen với công việc của mình.

Quản lý phải đảm bảo rằng sách hướng dẫn phòng ban hay chương trình huấn luyện online phải được cập nhật, bao gồm bất kỳ cải tiến hệ thống hay thay đổi về chính sách, thủ tục, để phòng ban nắm được các chính sách và thủ tục hiện hành.

Hơn nữa, khi thiết kế sách huấn luyện hay chương trình online cần tập trung vào đối tượng sử dụng. Không sử dụng ngôn ngữ chung chung, nên kèm theo hình ảnh, sử dụng đa phương tiện, gây hứng thú cho người sử dụng. Nếu có thể thì kết hợp giữa hình ảnh màn hình máy tính và chụp màn hình để minh họa các chức năng, ví dụ và cách thực hiện.

Đào tạo tại chỗ

Một hình thức khác của đào tạo nhân viên mới bao gồm trực tiếp huấn luyện nhân viên mới cùng với nhân viên đang làm việc. Đây được gọi là hình thức đào tạo tại chỗ (OJT), cho phép nhân viên mới mắt thấy tai nghe những khía cạnh khác nhau của vị trí làm việc. Ngoài ra, nhân viên mới còn có cơ hội phát triển mối quan hệ công việc với nhân viên đang làm việc.

Giáo dục thường xuyên trong đào tạo nhân viên

Chương trình giáo dục thực hành của phòng ban cũng quan trọng không kém so với đào tạo nhân viên mới. Khi đào tạo người mới, tôi nhận thấy rằng họ chỉ còn lưu giữ được khoảng 40% lượng thông tin đã được học trong suốt phiên huấn luyện ban đầu.

Do đó, cần liên tục nhắc nhở nhân viên về các thủ tục và khái niệm dưới hình thức đào tạo chính quy hoặc linh hoạt.

Đối với hình thức đào tạo nhân viên chính quy hay truyền thống, thành viên trong ban quản lý sẽ gửi bản ghi nhớ đến từng nhân viên. Còn với hình thức đào tạo linh hoạt và thường thú vị hơn, người học qua thị giác sẽ nhận được tờ thông tin dài 1 trang.

Tờ thông tin này được gọi là cảnh báo huấn luyện, cung cấp đầy đủ thông tin và được trình bày không phải dưới hình thức đe dọa nhân viên.

Nếu có sự thay đổi về chính sách hay thủ tục, hình thức đào tạo linh hoạt sẽ chuẩn bị cho phòng ban tốt hơn để sẵn sàng cập nhật tin tức.

Trước khi xây dựng nên một chương trình đào tạo nhân viên theo hình thức giáo dục thường xuyên, đội ngũ quản lý phải xác định kết quả mà họ mong muốn là gì. Cân nhắc câu hỏi quan trọng: “ Bạn muốn chương trình nâng cao các kỹ năng cho nhân viên hay muốn giúp đỡ họ tự phát triển bản thân?”

Có lẽ những câu trả lời cũng tương đồng nhau, điểm khác biệt chủ yếu là cơ hội cho đội ngũ quản lý đào tạo thành viên trong tương lai. Nếu kết quả mong muốn chỉ đơn giản là nâng cao kỹ năng mà không hướng đến phát triển bản thân thì phòng ban đó sẽ có một nhân viên chỉ biết làm tốt công việc trong khả năng hạn hẹp.

Nếu mong muốn kết quả tích cực, bạn muốn công ty cần phải tư duy rộng hơn và thiết kế một chương trình cho phép, thậm chí khuyến khích tư duy phản biện và kỹ năng giải quyết vấn đề.

Do đó, khi thiết kế chương trình giáo dục thường xuyên, kết quả mong muốn nên kết hợp cả nâng cao chuyên môn và phát triển cá nhân. Loại hình chương trình đào tạo này cho phép nhân viên có cơ hội phát triển các kỹ năng quản lý vững chắc, cộng thêm hiểu rõ hơn về vai trò và chức năng của họ và cách để phù hợp với công ty.

Kết hợp giữa đào tạo chuyên môn và phát triển cá nhân

Giả sử trong suốt quá trình đánh giá, bạn nhận thấy ở phòng ban kĩ năng viết của mọi người chưa cao, thì bạn sẽ cần phát triển một khóa huấn luyện tưng ứng để nâng cao những kĩ năng đó. Khóa huấn luyện này có thể bao gồm những chủ đề nền tảng khi viết như chính tả, ngắt câu, cấu trúc câu và cách dùng từ chính xác. Xây dựng dựa trên những nền tảng này, bạn có thể giao bài tập ứng dụng cho người tham gia, như viết thư xin lỗi khách hàng vì giao hàng trễ.

Cung cấp cho những người tham gia thông tin lai lịch của khách hàng. Cho họ biết đây là khách hàng thân thiết 10 năm của công ty và chưa từng thanh toán chậm trễ. Cho họ thời gian 10 hay 15 phút để soạn thảo bản nháp sau đó trình bày bức thư tới mọi người.

Ngay khi có người đọc xong lá thư của họ, người huấn luyện hãy yêu cầu những người còn lại đưa ra nhận xét nhằm cải thiện sau đó chỉ ra những mặt tốt của bức thư.

Một cơ chế khác cũng giúp ích trong giáo dục thường xuyên là tạo điều kiện cho nhân viên kết nối với một công ty hay nhóm ngành công nghiệp. Loại hình giáo dục này rất rõ ràng và đã được chứng minh mang lại thành tích khả quan cho các văn phòng địa phương và nhóm ngành công nghiệp thương mại. Các nhân viên có cơ hội định kỳ gặp gỡ và thảo luận những vấn đề trải qua trong công việc.

Đây là trải nghiệm tích cực cho mọi người tham gia: Thông tin thu được có thể có ích cho những người có khả năng rơi vào trường hợp tương tự, còn người đã trải qua thì có cơ hội chia sẻ về cách giải quyết vấn đề hiệu quả mà họ đã thử.

Bí quyết xây dựng chương trình đào tạo hiệu quả

Dưới đây là một vài thông điệp cuối cùng liên quan đến việc thiết kế một chương trình đào tạo nhân viên giáo dục thường xuyên.

  • Theo tờ Wall Street Journal, hầu hết người lớn chỉ viết được ở mức độ học sinh lớp 8. Do đó, hãy làm theo nguyên tắc vàng KISS (Keep It Simple, Stupid.) – các hệ thống sẽ hoạt động tốt nhất khi chúng đơn giản thay vì phức tạp.
  • Khi lập kế hoạch cho khóa huấn luyện, hãy cố gắng đa dạng hóa các nhóm của bạn. Điều này sẽ thúc đẩy những cuộc thảo luận thú vị và gắn liền với tổ chức và/hoặc các nhóm công việc.
  • Cố gắng bố trí người chịu trách nhiệm hoặc người huấn luyện ở từng lĩnh vực công việc. Nếu đưa ra một hệ thống hay thủ tục mới, người chịu trách nhiệm có thể tìm hiểu chúng và huấn luyện lại cho nhân viên. (Mọi người luôn học hỏi tốt hơn khi họ được yêu cầu giảng giải về khái niệm).
  • Có được nguồn lực địa phương trong nhóm làm việc cũng rất có lợi, cho phép giải đáp thắc mắc nhiều hơn khi không hiểu rõ. Nhân viên mới sẽ không cảm thấy bị người kế bên  mỗi ngày đe dọa giống như  người huấn luyện từ lĩnh vực nhân sự hay phát triển tổ chức.

Loại chương trình huấn luyện nhân viên tốt nhất cho một nhóm là chương trình được thiết kế dựa trên nhu cầu của họ. Làm sao bạn biết được nhu cầu của họ là gì? Có một cách đó là làm việc với nhân viên chịu trách nhiệm lĩnh vực đó. Nếu có thể, làm một mẫu thử ngẫu nhiên về những kế hoạch phát triển năng lực làm việc và tìm kiếm tính chắc chắn trong bất kỳ lĩnh vực phát triển cần thiết nào. Một phương pháp khác là tiến hành đánh giá nhu cầu đào tạo và hỏi nhân viên xem họ muốn phát triển kỹ năng nào.

Cho dù bạn xác định loại hình huấn luyện nhân viên nào là cần thiết đi chăng nữa, hãy nhớ khi phát triển khóa học phải luôn bám vào khái niệm ban đầu. Nếu trong quá trình lên kế hoạch xuất hiện nhiều khái niệm, thì hãy chia nhỏ chúng thành 2 buổi hội thảo.

Hãy ghi nhớ rằng một khóa huấn luyện nhân viên hiệu quả có thể và nên được hoàn thành trong vòng chưa đến 2 giờ đồng hồ.

Nếu kéo dài hơn 2 giờ thì khán giả sẽ không còn muốn lắng nghe bạn nữa. Điều cuối cùng, trong suốt khóa huấn luyện thật sự, tổ chức ít nhất 1 hay 2 hoạt động để kích thích người tham gia phải động não, tránh ngủ gật hay đầu óc mơ màng.

Bạn có thực sự cần một khóa huấn luyện nhân viên hay không?

Một khóa huấn luyện nhân viên có lẽ sẽ đem đến hiệu quả, nhưng nó không phải lúc nào cũng là cách tốt nhất để đáp ứng được nhu cầu đào tạo. Nếu khái niệm bạn đưa ra chỉ được xem là kiến thức cơ bản, phổ biến thì thay vào đó hãy đưa ra thông báo nhắc nhở.

Thông báo nhắc nhở nhân viên là phương pháp rất tuyệt vời để truyền đạt và củng cố các khái niệm được xem là kiến thức thông thường hay thông tin công việc mới. Thông báo nhắc nhở online thường được gửi qua email, hay trong một số trường hợp khi nhân viên không có kết nối máy tính, thì sẽ được viết theo hình thức gạch đầu dòng trên bản giấy.

Dùng giấy màu, thêm một chút ánh sáng và/hoặc đồ họa lên tờ tài liệu. Tôi nhận ra rằng khi nhân viên mở hộp thư và nhìn thấy tài liệu giấy có màu xanh huỳnh quang thì họ sẽ cầm lên và đọc nó nhiều hơn là khi thấy tài liệu màu trắng thông thường.

Duy trì việc học hỏi

  • Nếu phòng ban có khả năng và muốn thêm một chút giải trí khi học, thì hãy phát triển một trò chơi, bất cứ trò nào như Family Feud (Chung sức) hay Jeorpady (đố vui kiến thức) và nhiều trò khác. Nhân viên phải trả lời các câu hỏi do quản lý phòng ban đặt ra có liên quan đến tình hình công việc và/hoặc con người. Kết quả rất đáng ngạc nhiên khi so sánh những gì mọi người ghi nhớ từ một tình huống thú vị với khi họ bị ép học.
  • Luôn cập nhật thông tin cho các lớp huấn luyện nhân viên và tạo bầu không khí thoải mái. Truyền đạt ý tưởng cũng rất quan trọng, nhưng mục tiêu số một vẫn là làm cho nhân viên hứng thú, hòa mình vào và có phút giây giải trí trong suốt buổi hội thảo. (Điều này có thể khó thực hiện nếu như bạn không tuyển dụng được một người huấn luyện có tính cách sôi nổi)
  • Giới thiệu đến phòng ban khái niệm học tập tích hợp. Cho phép nhân viên đạt được trình độ học tập từ nhiều nguồn khác nhau. Trong khi cảnh báo huấn luyện và các khóa đào tạo nhân viên đến trực tiếp từ ban quản lý thì hãy thử thách nhân viên lên mạng tìm kiếm các ý tưởng khác mang lại hiệu quả cho phòng ban của họ.

Trước hơn hết, hãy nhớ rằng việc học hỏi có thể và sẽ rất thú vị. Nhân viên của bạn muốn tiếp thu kiến thức, và hầu hết họ sẽ có tinh thần học hỏi cao hơn khi các khái niệm được trình bày một cách mới mẻ, sống động và thú vị.

Thay đổi phương pháp huấn luyện nhân viên hiện tại của bạn có thể giúp cho mọi người trở nên hào hứng khi nhắc đến việc học.

Jeffrey Bodimer

Bài viết được dịch và biên tập bởi team Career.vn

Theo The Balance

 

Tiểu My

CHỦ ĐỀ

Yeah!
Cảm ơn bạn đã đăng ký, hệ thống sẽ gởi email thường xuyên cho bạn.

Tự tin chiến thắng
mọi cuộc phỏng vấn!

Thư viện câu hỏi phỏng vấn đa dạng với nội dung được góp ý bởi các chuyên gia nhân sự hàng đầu.

 

Gửi video trả lời phỏng vấn của bạn để nhận được những lời khuyên hữu ích
từ chuyên gia.

Hãy cài đặt ứng dụng ngay hôm nay!